Nhằm mục đích giới thiệu và cập nhật một số điểm mới trong công tác mua sắm, phân loại, thanh lý vật tư, tài sản cố định, công cụ dụng cụ theo quy định của Vietsovpetro cũng như tăng cường kiểm soát hệ số luân chuyển vật tư, ý nghĩa và cách tính chỉ số Hệ số luân chuyển vật tư tại đơn vị, Xí nghiệp Khí (XN Khí) đã tổ chức Hội thảo “Trao đổi về chuyên đề mua sắm, quản lý, sử dụng vật tư cho sản xuất” vào chiều ngày 21/03/2023 tại Marina Bay Vũng Tàu Resort, Tp. Vũng Tàu.
Tham dự hội thảo có đồng chí Nguyễn Anh Phong – Giám đốc XN Khí; đồng chí Huỳnh Văn Hoàng – Phó Giám đốc Vật tư XN Khí; đồng chí Nguyễn Thanh Phong – Phó giám đốc Dịch vụ ngoài XN Khí cùng các đồng chí trưởng/phó, đại diện CBCNV các phòng/ban/giàn trong đơn vị.
Toàn cảnh Hội thảo “Trao đổi về chuyên đề mua sắm, quản lý, sử dụng vật tư cho sản xuất”
Phát biểu khai mạc hội nghị, đồng chí Lê Văn Yên – Trưởng ban Vật tư thiết bị - nhận định công tác vật tư tại XN Khí là một chuỗi các công việc gắn liền với hoạt động sản xuất của các giàn, nhằm đáp ứng nhu cầu vật tư kịp thời cho sản xuất tuy nhiên vẫn cần phải tuân thủ các quy trình, quy định và yêu cầu của Vietsovpetro nói chung, PVGAS và XN Khí nói riêng. XN Khí là thành viên trực thuộc Liên doanh Việt – Nga Vietsovpetro, với đặc thù khi hoạt động sử dụng nhiều nguồn tài chính để phục vụ cho công tác mua sắm vật tư (nguồn Dịch vụ ngoài & nguồn Lô 09-1), chính điều này làm gia tăng sự khó khăn cũng như tính phức tạp trong khâu mua sắm, theo dõi, quản lý, phân loại và sử dụng vật tư phù hợp với các đầu mục công việc tương ứng ngoài giàn (vận hành thường xuyên, bảo dưỡng 2k4k8k, đại tu, tiến độ cấp 3…). Vì vậy, đánh giá và nhận diện những khó khăn, vướng mắc còn tồn tại trong thời gian qua, đồng thời đề xuất các giải pháp khắc phục, đưa ra những bài học kinh nghiệm và hướng đến hoàn thiện công tác mua sắm, quản lý, sử dụng vật tư trong sản xuất tại XN Khí là điều thực sự cần thiết tại thời điểm này.
Theo đúng yêu cầu trọng tâm chương trình, hội thảo đã lần lượt nghe tham luận báo cáo của các phòng/ban trong XN Khí như: Tham luận “Hệ số luân chuyển vật tư trong quản lý vật tư” do đồng chí Phạm Linh Tùng – Chuyên viên Ban Vật tư thiết bị - trình bày. Tham luận đã nêu những định nghĩa cụ thể, rõ ràng về hệ số luân chuyển vật tư (HSLCVT) trong việc quản lý vật tư cũng như cơ sở thực hiện và phương pháp tính HSLCVT. Trên cơ sở kế hoạch luân chuyển vật tư năm 2023 và thực tế thực hiện. Tham luận đã chỉ ra những khó khăn và vướng mắc gặp phải trong thực tế và đề xuất các biện pháp phù hợp.
Tiếp sau đó là Tham luận “Công tác thanh lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và tài sản cố định” do đồng chí Dankovskia Olga – Phó Chánh kế toán – trình bày. Tham luận đã giới thiệu rõ về công tác thanh lý, các văn bản hướng dẫn và nguyên tắc thực hiện chung. Trên thực tế những khó khăn và các tình huống đã gặp phải trong quá trình thực hiện thanh lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và tài sản cố định giữa phòng kế toán và các phòng/ban/giàn trong đơn vị. Tham luận cũng đã đề xuất một số giải pháp để thực hiện.
Ngoài ra, tại hội thảo, đồng chí Nguyễn Tiến Xuân – Phó phòng KTTM cũng trình bày Tham luận “Thực tiễn quy trình MSHH QC-238 tạm thời theo lưu đồ QC-222. Điểm khác biệt giữa QC-238 và QC-226 khi áp dụng”. Tham luận đã trình bày các cơ sở thực hiện công tác mua sắm hàng hóa và thuê dịch vụ tại XN Khí, các nguồn tài chính để thực hiện cũng như các điểm khác biệt, các vấn đề cần lưu ý khi thực hiện công tác mua sắm hàng hóa và thuê dịch vụ tại XN Khí.
Đan xen giữa các phần trình bày tham luận là phần trao đổi thảo luận của các đại diện CBCNV phòng/ban/giàn tham dự chương trình nhằm tập trung, bám sát theo các nội dung. Hướng dẫn giải đáp các thắc mắc, đồng chí Huỳnh Văn Hoàng – Phó giám đốc vật tư XN Khí – đề nghị Ban Vật tư thiết bị cần có văn bản hướng dẫn, thống nhất nguyên tắc khi thanh lý, tháo dỡ thay thế cho các tài sản, công cụ dụng cụ 100% PVGAS cho các giàn để áp dụng theo. Đồng thời, đề nghị khi lập đơn hàng, yêu cầu đính kèm báo cáo HSLCVT theo nhóm của Quý gần nhất, nếu Hệ só luân chuyển vật tư cao trên 180 ngày thì cần phải bóc tách, giải trình chi tiết. Cần dự báo sớm các nhóm vật tư có HSLCVT cao để lập kế hoạch đưa vào sử dụng và thanh lý, tránh để tồn đọng vượt quá 180 ngày. Đối với quy trình mua sắm của XN Khí đang áp dụng theo QC 238, tuy nhiên, theo quy định của Vietsovpetro QC 238 tạm thời áp dụng theo quy trình, lưu đồ của QC 222, các phòng/ban/giàn cần lưu ý điểm này trong quá trình thực hiện. Không nên tách biệt Biên bản nghiệm thu hiện trường và Biên bản nghiệm thu hoàn thành dịch vụ mà nên gộp thành một để ký nhận 3 bên giàn, nhà thầu, phòng/ban trong bờ và lãnh đạo XN Khí, trong đó phòng Kế toán chỉ cần lưu hồ sơ đã quy định trong hợp đồng dành cho phần hồ sơ thanh toán.
Phát biểu chỉ đạo tại Hội thảo, đồng chí Nguyễn Anh Phong – Giám đốc XN Khí – nhấn mạnh vai trò quan trọng của Ban Vật tư thiết bị trong việc kiểm soát HSLCVT. Với những khó khăn, vướng mắc với hệ thống Oracle khi lấy dữ liệu báo cáo phục phục cho Báo cáo về HSLCVT cần đề nghị sự hỗ trợ của TTCNTT&LL để tìm ra phương án hỗ trợ cải thiện vấn đề này. Bên cạnh đó cần làm rõ các nguồn kho lấy dữ liệu, thống nhất cách gọi tên các kho và nêu rõ trách nhiệm mỗi phòng ban về số liệu tồn kho bờ & tồn kho giàn. Đối với công tác thanh lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và tài sản cố định, nhằm tạo sự thuận lợi cho các phòng/ban/giàn trong quá trình theo dõi, Phòng Kế toán cần lập checklist, form mẫu, quy trình và các bước thanh lý vào Quy trình quản lý vật tư để các giàn tiện theo dõi và áp dụng. Những vấn đề còn tồn tại được chỉ rõ trong các tham luận, đồng chí đề nghị Ban VTTB, Phòng KTTM và P.KTSX cần thống nhất trong việc đưa ra các yêu cầu kỹ thuật, tiêu chuẩn đánh giá phù hợp với từng loại hàng hóa cần mua để đảm bảo có nhiều nhà thầu tham dự và cấp hàng kịp thời cho các giàn sử dụng phục vụ sản xuất mà vẫn đảm bảo đúng quy trình theo quy định.
Sau gần 4 giờ làm việc liên tục, Hội thảo kết thúc vào lúc 17 giờ 30 phút cùng ngày. Với những vướng mắc được giải đáp, cùng những biện pháp được đề xuất được đưa ra, hội thảo đã góp phần hoàn thiện thêm công tác mua sắm, quản lý, sử dụng vật tư cho sản xuất trong XN Khí cùng hướng tới hoàn thành nhiệm vụ sản xuất và các chỉ tiêu được phân công trong năm 2023.
Một số hình ảnh về Hội thảo:
Bài viết & hình ảnh: Nhóm truyền thông XN Khí